¿Podemos hacer más llevaderas las reuniones de trabajo?

Las reuniones de trabajo a veces pueden ser increíblemente poderosas.

Como la que Jaime Teevan, científica jefa de Microsoft, dice haber tenido hace unos años con su director ejecutivo, Satya Nadella, y Sam Altman, el fundador de la empresa líder en inteligencia artificial OpenAI.

Tuvo un impacto tan visceral en la Sra. Teevan que después se sentó en su auto y gritó, eufórica ante la posibilidad de la IA.

“Nunca había hecho eso antes, pero había demasiada emoción”, dice.

La reunión fue una demostración del potencial del ahora popular chatbot de IA ChatGPT de OpenAI, y dejó a la Sra. Teevan convencida de que la IA podría estar a punto de transformar muchas cosas, incluidas las reuniones.

“Históricamente, la informática ha sido muy útil para hacer que las tareas pesadas sean más eficientes”, afirma. “Pero tener algo que pueda ayudar a generar un montón de ideas y poder reflexionar sobre ellas realmente se siente cualitativamente diferente y como una verdadera oportunidad”.

Sin embargo, aunque la Sra. Teevan recordará durante mucho tiempo esa reunión de trabajo específica, para la mayoría de nosotros esas reuniones con colegas pueden ser una tarea tediosa.

Elon Musk dijo una vez que “las reuniones excesivas son la plaga de las grandes empresas y casi siempre empeoran con el tiempo”. Pocos estarían en desacuerdo.

Mientras tanto, el 72% de las reuniones son ineficaces, según un estudio mundial.

Y tu actividad cerebral disminuye cuando tienes una reunión de Zoom, dice un informe por investigadores de la Universidad de Yale, en Estados Unidos, y del University College de Londres, en el Reino Unido.

Sin embargo, como resultado de la pandemia de coronavirus, muchas empresas y organizaciones se vieron obligadas a trasladar sus reuniones a Internet en 2020, con todos sentados frente a una cámara web.

Y, nos gusten o no, las reuniones por vídeo llegaron para quedarse, a través de herramientas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet.

La Sra. Teevan dice que este cambio fue «fortuito» porque «creó la oportunidad para que la IA… [positively] impactar nuestras reuniones”.

Los tres grandes proveedores de tecnología de videoconferencias creen que es así y ahora todos ofrecen a los usuarios asistentes con tecnología de inteligencia artificial. Zoom tiene AI Companion, Teams tiene Copilot y Meet tiene Duet AI.

Las funciones que se están expandiendo rápidamente ya incluyen la IA que transcribe la reunión por usted, sugiere preguntas que podría querer hacer, resume la reunión en forma de puntos, le recuerda quién más está presente o incluso, en el caso de Meet: Su IA asiste a una reunión en línea en su nombre.

Husayn Kassai es el fundador de la empresa emergente Quench AI, con sede en Londres, que crea software de capacitación impulsado por IA.

Él predice que en el futuro “todos los trabajadores tendrán algún tipo de entrenador de IA que los acompañará” a las reuniones.

“Las reuniones serán mucho más productivas porque asistiremos a ellas mucho mejor informados y capaces de emitir juicios útiles y más valiosos”, afirma Kassai.

Añade que los trabajadores utilizarán la IA “para ayudarles a mantenerse informados y darles un desglose de la información”.

Como resultado, dice, las reuniones comenzarán a lograr cosas, a diferencia de ahora, porque “la gente no habla de cosas que importan porque no está preparada”.

El Sr. Kassai también imagina que la IA actúe como una especie de moderador, ofreciendo retroalimentación después de la reunión, tal vez incluso señalando las cosas que los humanos en la sala se sienten incapaces de hacer.

“Cuando en la sala de reuniones hay un idiota que se pone a despotricar y alguien que no dice mucho… la IA podría decir cosas como ‘Orador 3, solo habló el 2 % del tiempo y la próxima vez debe hablar el 20 % del tiempo’”.

La Sra. Teevan afirma que Copilot ya está teniendo «un impacto bastante significativo» en las reuniones por videoconferencia. «La gente puede resumir las reuniones cuatro veces más rápido».

Sin embargo, como han indicado numerosos informes del año pasado, la IA aún no es infalible y puede cometer errores, o como también se les llama, “alucinaciones”.

En respuesta al viejo dicho “basura que entra, basura que sale”, la Sra. Teevan dice que Microsoft está trabajando mucho actualmente para garantizar que Copilot “Incitación por IA” Es lo mejor posible.

La incitación por IA se refiere a que la IA dé la mejor respuesta posible a la pregunta del usuario. Para ello, debe poder aprender lo más rápido posible quién es el usuario, cuál es su trabajo y qué respuestas es más probable que desee.

“Una de las formas más comunes en que uso la IA es preguntarle qué preguntas debería hacer en una reunión”, dice Teevan.

Para obtener las respuestas correctas de la IA, la Sra. Teevan dice que tiene que «entender que soy una científica investigadora y ejecutiva de Microsoft».

La psicóloga empresarial Jess Barker afirma que es fácil entender por qué a tantos de nosotros no nos gustan las reuniones de trabajo. “Los datos sugieren, al igual que nuestra experiencia, que la mayoría de las reuniones consumen mucho tiempo y son ineficaces”.

Tampoco está «convencida de que el nivel general de frustración desaparezca por completo» gracias a la IA. «Creo que podemos descubrir que seguimos estando frustrados con las reuniones, pero por diferentes razones, como, por ejemplo, el enfado con la persona A que nunca se presenta a la reunión del lunes por la mañana, sino que solicita que la herramienta de IA asista en su nombre.

“O la frustración con la persona que llega tarde a todas las reuniones y usa la herramienta de IA para actualizar lo que se ha perdido hasta el momento. Puedo ver cómo esto podría generar un mayor resentimiento y desconfianza entre colegas”.

Sin embargo, Teevan, de Microsoft, está convencida de que la IA ayudará a mejorar las reuniones. “Puede ayudar a las personas a sentirse menos abrumadas, puede ayudarlas a empezar y a tachar cosas de su lista. Y puede ayudar a generar ideas, a ver las cosas de nuevas maneras y a obtener apoyo en ese sentido”.